Aanvraag, Betaalverzoek en Rapportage

Toekenningsbeleid en procedure van behandeling van aanvragen

Stichting Rotterdam is een stimuleringsfonds. Ze concentreert haar steun op diaconale activiteiten van een beperkt aantal organisaties, op een beperkt aantal terreinen en verstrekt in Nederland uitsluitend financiële steun aan;

  1. Diaconaal werk voor met name vluchtelingen, (ex-)gedetineerden, dak- en thuislozen en verslaafden (in grote steden in Nederland).
  2. Migrantenkerken
  3. Inloophuizen en vergelijkbare initiatieven
  4. Culturele activiteiten (waarbij cultuur het instrument is ten behoeve van sociale inclusie)

Alleen uitvoerende, hulpverlenende activiteiten vanuit een protestants Christelijke organisatie, of nadrukkelijk in de uitvoering gesteund door protestants Christelijke organisaties, waarbij vrijwilligers een belangrijke rol spelen, zullen worden gesteund. Daarbij is het van belang dat de activiteiten waar mogelijk innovatieve elementen bevatten en te allen tijde 'social inclusion' bevorderen. 

Stichting Rotterdam concentreert haar financiële bijdragen buiten Nederland volledig op projecten die via Kerk in Actie te Utrecht en de World Council of Churches te Genève zullen worden gesteund.

Tip > Heeft u al gekeken naar de mogelijkheden op www.geloofinjeproject.nl ?

Nadrukkelijk uitgesloten van financiële steun door stichting Rotterdam (in binnen- en buitenland) zijn:

  • aankoop, restauratie, verbouw of nieuwbouw van onroerende en roerende goederen
  • festiviteiten, deelname aan en/of organiseren van symposia, congressen, conferenties en dergelijke
  • uitgave van boeken, bouw van websites of de productie van films en dergelijke
  •  (wetenschappelijk) onderzoek

Bij de voorbereiding van een besluit over een toekenning wegen wij of activiteiten:

  • bijdragen aan het bevorderen van ‘social inclusion’ in de Nederlandse samenleving
  • inhoudelijk en financieel steun van een of meer protestants-christelijke kerken hebben
  • inzet van vrijwilligers beogen en bevorderen
  • door aanpak en/of doelgroep vernieuwend zijn
  • geen permanente externe steun behoeven
  • prioriteit geven aan uitvoerend werk.

In de aanvraag procedure hanteren wij de volgende spelregels:

De aanvraag - inclusief begeleidende brief ('cover letter') - dient in PDF formaat naar postbus@stichtingrotterdam.nl te worden verzondenIn de begeleidende brief verzoeken wij u beknopt het navolgende weer te geven;

  1. de organisatie en haar totale inkomsten/uitgaven (volgens begroting),
  2. korte toelichting/beschrijving van de aanvraag/het project,
  3. korte en heldere beschrijving van het het beoogde resultaat,
  4. het totaal benodigde bedrag van de aanvraag (activiteit/project), alsmede het aan Stichting Rotterdam gevraagde bedrag (indien van toepassing),
  5. de contactgegevens van de contactpersoon. 

Aanvragen op papier worden niet in behandeling genomen.

  • Aanvragen dienen een plan van aanpak en een investerings- en/of exploitatiebegroting te bevatten.

  • Uiteraard dient de aanvraag ook inzicht te geven in de bijdrage uit eigen kring en elders gevraagde steun ('dekkingsplan').

  • Als een jaarverslag of een beleidsplan de aanvraag inhoudelijk moet ondersteunen, volstaat eventueel het vermelden van een directe link naar die informatie op de eigen website van de aanvrager.

  • Wij verzoeken u aanvragen separaat in te sturen en niet te combineren met rapportages en/of betaalverzoeken/opvragingen.

  • Een bijdrage wordt alleen verstrekt als de activiteit van start gaat na een besluit tot toekenning door het bestuur van de Stichting Rotterdam.

De aanvrager dient navolgende gegevens (kopie / PDF) mee te sturen bij de aanvraag:

  • een kopie uittreksel Kamer van Koophandel (niet ouder dan 1 jaar)
  • een kopie van de statuten
  • een kopie van het meest recente jaarverslag en/of de jaarrekening* 
  • tevens graag kopie van de ANBI rangschikking zoals door de Belastingdienst verstrekt (ANBI = Algemeen Nut Beogende Instelling).

*Het verdient aanbeveling indien een jaarrekening is voorzien van een verklaring van een accountant (samenstellingsverklaring, beoordelingsverklaring of controle-verklaring) dan wel de verklaring van een onafhankelijke kascommissie.

Behandeling van een aanvraag

Als wij van u een aanvraag ontvangen:

  • Vergt behandeling tenminste vier maanden in verband met onze lage vergaderfrequentie.

  • Kan de behandelingstermijn verlengd worden als wij nadere informatie van u nodig hebben.

  • Ontvangt u schriftelijk bericht over de beslissing van het bestuur van Stichting Rotterdam.

Vormen van toekenning

  • Een gift.

  • Een gift waarbij de opbrengst van geldwerving onder de eigen achterban van de aanvrager tot een bepaald maximum kan worden verdubbeld.

  • Een lening.

  • Een garantie.

Naast algemene toekenningsvoorwaarden kunnen er specifieke voorwaarden aan een financiële bijdrage, lening of garantie worden gesteld.

Betaalverzoeken en rapportages

  • Na een toekenning dient u betaalverzoeken/opvragingen schriftelijk op briefpapier van uw organisatie, rechtsgeldig getekend en gescand (PDF) per e-mail aan ons toe te sturen. In betaalverzoeken dient u altijd het door Stichting Rotterdam toegekende projectnummer te vermelden alsook het gevraagde bedrag en uw rekeninggegevens.

  • Ook ontvangen wij rapportages graag uitsluitend digitaal in PDF formaat.